Administratie als EHBO-opleider automatiseren
Je bent opleider geworden om mensen te leren levens te redden, niet om gegevens over te typen. Toch gaat een flink deel van de week op aan inschrijvingen, wijzigingen, e-learnings en herhalingslessen. Zo krijg je die administratie kleiner, stap voor stap.
1. De keten van een cursist
Of je nu EHBO, reanimatie, AED of BHV geeft: elke cursist doorloopt dezelfde keten. Hij schrijft zich in, betaalt, wordt ingeschreven bij het Rode Kruis in Heartbeat, doet de e-learning, volgt de praktijktraining en krijgt een certificaat. Een jaar later begint het opnieuw met de herhalingsles.
De meeste opleiders hebben de eerste twee stappen al online: een website met inschrijfformulier of een webshop. Het handwerk zit in de overgangen daartussen. Juist daar is automatiseren het meest waard.
2. Waar het handwerk zit
- Overzetten naar Heartbeat — elke inschrijving opnieuw invoeren in het platform van het Rode Kruis.
- E-learnings activeren — per cursist, liefst snel zodat de theorie op tijd af is.
- Wijzigingen — een cursist die een andere datum wil, moet ook in Heartbeat worden verplaatst.
- Facturen en betalingen — zeker bij bedrijven die meerdere medewerkers inschrijven.
- Herinneringen — aan de training zelf, aan de e-learning en aan de jaarlijkse herhaling.
3. Begin bij wat het vaakst gebeurt
Je hoeft niet alles in één keer aan te pakken. Kijk welke handeling het vaakst terugkomt en het foutgevoeligst is. Bij bijna elke Rode Kruis-opleider is dat het invoeren van cursisten in Heartbeat en het activeren van de e-learning. Dat gebeurt bij elke inschrijving, en een fout merk je pas als de cursist de e-learning niet kan openen.
| Stap | Hoe vaak | Automatiseren |
|---|---|---|
| Cursist in Heartbeat | Elke inschrijving | Koppeling vanuit website of webshop |
| E-learning activeren | Elke inschrijving | Meteen mee bij het aanmaken van de cursist |
| Andere trainingsdatum | Wekelijks | Verplaatsen zodra de datum in je eigen systeem wijzigt |
| Facturatie | Per bestelling | Webshop koppelen aan je boekhoudpakket |
| Herhalingsles | Jaarlijks | Automatische uitnodiging na elf maanden |
4. Houd je eigen systeem als startpunt
Een veelgemaakte fout is overstappen op een nieuw pakket om te kunnen automatiseren. Dat is meestal niet nodig. Je website, webshop of planningssysteem blijft de plek waar het begint, en koppelingen zorgen dat de rest volgt. Werk je met WooCommerce, lees dan WooCommerce koppelen aan Heartbeat. Wil je facturen automatisch in je boekhouding, kijk dan naar Mollie koppelen aan je boekhouding.
5. Automatiseren met controle
Een opleider is verantwoordelijk voor de inschrijvingen bij het Rode Kruis. Automatiseren betekent dus niet dat je het uit het oog verliest. Kies voor een oplossing die elke actie vastlegt, liefst met een schermafdruk, en die je meteen laat zien wanneer iets niet lukte. Dan heb je minder werk en tegelijk meer overzicht dan nu.
Minder administratie met Integratiepartners
Met de Heartbeat Activator komen cursisten automatisch in Heartbeat, inclusief e-learning en verplaatsingen. Daarnaast koppelen we je website, webshop, CRM en boekhouding, zodat de hele keten aansluit. Lees ook cursisten automatisch in Heartbeat of bekijk wat we doen aan bedrijfsautomatisering.
Heartbeat is een platform van het Nederlandse Rode Kruis. Integratiepartners is een onafhankelijke partij en geen onderdeel van het Rode Kruis.
Hoeveel administratie kan er bij jou af?
In 30 minuten brengen we samen je systemen in kaart. Je krijgt een concreet voorstel met een prijsindicatie, ook als je het daarna zelf doet.
- Binnen 1 werkdag een persoonlijke reactie
- 100% vrijblijvend — geen verkooppraatje
- Direct contact met een ervaren developer