Mollie koppelen aan je boekhouding: betalingen automatisch verwerken

1. Waarom handmatig afletteren pijn doet

Mollie betaalt niet per order uit, maar in batches. Op je bankrekening verschijnt één bedrag dat bestaat uit tientallen of honderden betalingen, minus de transactiekosten, minus refunds, soms met een chargeback erin. Wie dat handmatig wil afletteren, moet het uitbetalingsoverzicht downloaden, per regel de bijbehorende factuur zoeken en de kosten apart boeken.

Bij tien orders per dag is dat vervelend. Bij honderd is het een dagtaak, en een bron van fouten in je btw-aangifte. Een koppeling tussen Mollie en je boekhoudpakket neemt precies dit werk over.

2. Wat een goede koppeling boekt

• Betalingen — elke geslaagde betaling wordt gekoppeld aan de verkoopfactuur van de bijbehorende order en als betaald gemarkeerd.
• Uitbetalingen — de bankboeking van Mollie wordt automatisch afgeletterd tegen alle betalingen in die batch.
• Transactiekosten — de kosten per betaalmethode worden als inkoopkosten geboekt, met de bijbehorende factuur van Mollie als onderbouwing.
• Refunds en chargebacks — terugbetalingen leiden tot een creditnota of een tegenboeking, zodat je omzet klopt.
• Betaalmethoden — iDEAL, creditcard, Bancontact, PayPal en Klarna hebben verschillende kosten en uitbetaaltermijnen. De koppeling houdt ze uit elkaar.

Het resultaat: je bankafschrift sluit aan, elke factuur heeft een betaalstatus en je accountant hoeft niets meer uit te zoeken aan het eind van het kwartaal.

3. Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden of AFAS

Elk pakket heeft zijn eigen manier om betalingen en bankboekingen te verwerken. In grote lijnen:

• Exact Online — werkt met bankafschriftregels die je aflettert tegen openstaande posten. De koppeling maakt afletterregels aan en boekt kosten op een aparte grootboekrekening.
• Moneybird — heeft een goede API voor betalingen op facturen en voor financiële mutaties. Kosten van Mollie boek je als inkoopfactuur met de juiste btw-code.
• e-Boekhouden — eenvoudiger API, maar prima voor het registreren van betalingen en mutaties. Uitbetalingen verwerk je als memoriaalboeking.
• AFAS — richt zich op grotere organisaties met eigen boekingsschema's. Hier bouw je de koppeling meestal via de UpdateConnectoren van AFAS en stem je het schema af met de financiële afdeling.

Werk je met een ander pakket of met een maatwerkadministratie? Zolang er een API of importformaat is, is een koppeling te maken. Lees ook hoe we facturatie automatiseren met API-koppelingen.

4. Valkuilen waar we vaak op stuiten

• Betaling versus uitbetaling door elkaar halen — een betaling is wat de klant deed, een uitbetaling is wat Mollie overmaakt. Boek je alleen betalingen, dan sluit je bank nooit aan.
• Btw op de kosten van Mollie — transactiekosten zijn belast met btw en horen als voorbelasting terug te komen. Vergeet je dat, dan betaal je te veel.
• Meerdere webshops op één Mollie-account — orders van verschillende shops moeten naar de juiste administratie of kostenplaats. Gebruik de metadata van Mollie om dat te scheiden.
• Orders zonder factuur — als de webshop pas later een factuur maakt, moet de koppeling de betaling parkeren en later alsnog matchen.
• Valuta en afronding — betalingen in andere valuta en afrondingsverschillen van een cent leiden tot posten die nooit sluiten, tenzij de koppeling daar een regel voor heeft.

5. Zo richt je het in

• Boekingsschema vastleggen — samen met je accountant bepaal je welke grootboekrekeningen, btw-codes en kostenplaatsen gebruikt worden.
• Koppeling bouwen op de Mollie-API — met webhooks voor realtime betalingen en de settlements-API voor uitbetalingen.
• Testen op een kopie van je administratie — een maand historische data doorlopen en controleren of alles sluit.
• Live met monitoring — elke batch die niet volledig matcht, levert een melding op, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn in plaats van aan het eind van het kwartaal.