Cursisten automatisch in Heartbeat van het Rode Kruis
Geef je EHBO- of reanimatiecursussen via het Rode Kruis? Dan voer je elke cursist waarschijnlijk met de hand in Heartbeat in. Zo automatiseer je het aanmaken, verplaatsen en activeren van cursisten, en dit moet je weten voordat je begint.
1. Wat is Heartbeat?
Heartbeat is het platform van het Nederlandse Rode Kruis waarin opleiders hun trainingen en cursisten beheren. Wie EHBO-, reanimatie- of AED-cursussen onder de vlag van het Rode Kruis geeft, zet daar de trainingen klaar, schrijft cursisten in en geeft ze toegang tot de bijbehorende e-learning.
Het platform doet wat het moet doen. Het probleem zit in de route ernaartoe: de inschrijving komt binnen op je eigen website of in je webshop, en daarna moet iemand alles met de hand in Heartbeat overzetten.
2. Waar de tijd in gaat zitten
Voor elke nieuwe cursist herhaalt zich hetzelfde rijtje handelingen:
- Inloggen in Heartbeat, vaak meerdere keren per dag.
- De juiste training zoeken op datum, locatie en type cursus.
- Gegevens overtypen uit de bestelling of het inschrijfformulier.
- De e-learning activeren zodat de cursist de theorie kan doen.
- Controleren of alles goed is gegaan.
Wil een cursist naar een andere datum, dan begint het opnieuw: zoeken, verplaatsen, controleren. Per cursist zijn dat een paar minuten. Met tientallen inschrijvingen per maand loopt dat snel op tot uren, en elke handmatige stap is een kans op een typfout in een naam of e-mailadres. Die fout merk je pas als de cursist belt dat de e-learning niet binnenkomt.
3. Wat je kunt automatiseren
| Handeling | Handmatig | Automatisch |
|---|---|---|
| Cursist aanmaken | Gegevens overtypen uit de inschrijving | Direct vanuit de bestelling of het formulier |
| Andere trainingsdatum | Cursist opzoeken en verplaatsen | Verplaatst zodra de datum in je eigen systeem wijzigt |
| E-learning activeren | Per cursist aanzetten | Meteen geactiveerd bij de inschrijving |
| Controle | Zelf nakijken of het gelukt is | Schermafdruk van elke actie, met melding als iets mislukt |
4. Eén klik of volledig automatisch
Er zijn twee manieren om het in te richten, en je kunt ze combineren:
- Volledig automatisch. Zodra iemand een cursus bestelt of zich inschrijft, wordt de cursist in Heartbeat gezet en de e-learning geactiveerd. Ook 's avonds en in het weekend.
- Met één druk op de knop. Wil je eerst zelf kijken, bijvoorbeeld omdat de betaling nog binnen moet komen of je groepen samenvoegt? Dan start je de actie vanuit je eigen systeem op het moment dat jij wilt.
5. Waarom controle net zo belangrijk is als automatisering
Een automatisering die soms stilletjes niets doet, is erger dan handwerk. Dan denk je dat een cursist ingeschreven is terwijl dat niet zo is. Let daarom op drie dingen:
- Vastleggen. Elke actie hoort gelogd te worden, het liefst met een schermafdruk van het resultaat in Heartbeat.
- Signaleren. Staat Heartbeat in onderhoud of lukt een actie niet, dan moet je dat direct zien.
- Herstellen. Een mislukte actie moet je eenvoudig opnieuw kunnen uitvoeren, zonder dat er een dubbele cursist ontstaat.
6. Aansluiten op je eigen website of webshop
Het startpunt is het systeem waar inschrijvingen nu al binnenkomen. Bij de meeste opleiders is dat WordPress met WooCommerce, maar het kan net zo goed een ander webshoppakket, een boekingssysteem, een CRM of een eigen maatwerkapplicatie zijn. Hoe zo'n koppeling met WooCommerce eruitziet, lees je in WooCommerce koppelen aan Heartbeat.
De Heartbeat Activator
Wij hebben de Heartbeat Activator ontwikkeld: een koppeling die cursisten automatisch aanmaakt in Heartbeat, ze verplaatst naar een andere trainingsdatum en e-learnings activeert. Elke actie wordt vastgelegd met een schermafdruk en kan met één klik opnieuw worden uitgevoerd.
Heartbeat is een platform van het Nederlandse Rode Kruis. Integratiepartners is een onafhankelijke partij en geen onderdeel van het Rode Kruis.
Zie hoe een inschrijving vanzelf in Heartbeat komt
In 30 minuten brengen we samen je systemen in kaart. Je krijgt een concreet voorstel met een prijsindicatie, ook als je het daarna zelf doet.
- Binnen 1 werkdag een persoonlijke reactie
- 100% vrijblijvend — geen verkooppraatje
- Direct contact met een ervaren developer