WooCommerce koppelen aan Heartbeat: van bestelling naar cursist
Veel EHBO- en reanimatieopleiders verkopen hun cursussen via WordPress en WooCommerce. De bestelling komt netjes binnen, maar daarna moet alles nog met de hand in Heartbeat. Zo maak je van een betaalde bestelling automatisch een cursist bij het Rode Kruis.
1. De situatie bij de meeste opleiders
Je hebt een WordPress-site met WooCommerce. Elke training is een product, vaak met de datum en locatie als variant. Een cursist kiest een datum, betaalt via iDEAL en krijgt een bevestiging. Tot daar is alles geautomatiseerd.
Dan begint het handwerk: de bestelling openen, inloggen in Heartbeat, de juiste training opzoeken, de deelnemer invoeren en de e-learning activeren. Bestelt iemand voor drie collega's tegelijk, dan doe je dat drie keer.
2. Hoe de koppeling werkt
Een koppeling tussen WooCommerce en Heartbeat bestaat uit drie onderdelen:
- Het startsein. WooCommerce meldt een nieuwe of gewijzigde bestelling via een webhook. Meestal is de status "verwerken" het moment om te starten: dan is er betaald.
- De vertaling. Het product en de variant uit de bestelling worden gekoppeld aan de juiste training in Heartbeat. De gegevens van elke deelnemer worden klaargezet.
- De uitvoering. De Activator maakt de cursisten aan in Heartbeat, koppelt ze aan de training en activeert de e-learning. Elke actie wordt vastgelegd met een schermafdruk.
3. Waar je op moet letten
| Situatie | Wat er mis kan gaan | Oplossing |
|---|---|---|
| Meerdere deelnemers | Eén bestelling, maar alleen de besteller komt in Heartbeat | Per deelnemer naam en e-mailadres uitvragen in de checkout |
| Nog niet betaald | Een cursist staat in Heartbeat terwijl de betaling mislukte | Pas starten bij de status "verwerken", of handmatig met één klik |
| Andere datum | De bestelling wordt aangepast, maar Heartbeat niet | Wijzigingen in de bestelling laten leiden tot verplaatsen in Heartbeat |
| Onderhoud in Heartbeat | Een actie mislukt en niemand merkt het | Logging met schermafdruk en opnieuw uitvoeren met één klik |
Vooral het eerste punt wordt vaak vergeten. WooCommerce kent standaard alleen de besteller. Wil je groepsinschrijvingen automatisch verwerken, dan moet de checkout per deelnemer de gegevens uitvragen. Dat is een kleine aanpassing in je webshop, maar wel een voorwaarde voor een sluitende koppeling.
4. Plugin of maatwerk?
Voor WooCommerce bestaan duizenden plugins, maar geen die specifiek Heartbeat van het Rode Kruis bedient. Algemene automatiseringstools zoals Zapier of Make hebben geen kant-en-klare Heartbeat-stap. Een koppeling op maat is daarom de gangbare route. Het voordeel: hij sluit precies aan op hoe jij je producten, varianten en trainingen hebt ingericht.
5. Geen WooCommerce?
Hetzelfde principe werkt met andere webshops, inschrijfformulieren, boekingssystemen en CRM's. Het startsein komt dan uit dat systeem in plaats van uit WooCommerce. Meer over het automatiseren van de hele keten lees je in administratie als EHBO-opleider automatiseren.
WooCommerce en Heartbeat koppelen met Integratiepartners
Met de Heartbeat Activator wordt een betaalde WooCommerce-bestelling automatisch een cursist in Heartbeat, inclusief geactiveerde e-learning. Daarnaast bouwen we webshops en koppelingen op maat.
Heartbeat is een platform van het Nederlandse Rode Kruis. Integratiepartners is een onafhankelijke partij en geen onderdeel van het Rode Kruis.
WooCommerce en Heartbeat koppelen?
In 30 minuten brengen we samen je systemen in kaart. Je krijgt een concreet voorstel met een prijsindicatie, ook als je het daarna zelf doet.
- Binnen 1 werkdag een persoonlijke reactie
- 100% vrijblijvend — geen verkooppraatje
- Direct contact met een ervaren developer