Kindvolgsysteem voor Ons Kleintjes

Kindvolgsysteem voor Ons Kleintjes

Voor Ons Kleintjes ontwikkelde ik een compleet digitaal kindvolgsysteem dat onderdeel is van één centraal platform voor kinderopvang. Het systeem brengt het kinddossier, personeelsdossier, CRM, planning en oudercommunicatie samen in één veilige omgeving.

Het doel: medewerkers zo min mogelijk laten zoeken en registreren in verschillende systemen, terwijl ouders eenvoudig toegang krijgen tot de informatie die voor hen relevant is.

Eén compleet kinddossier

Ieder kind heeft een centraal digitaal dossier waarin alle belangrijke informatie samenkomt. Van persoonlijke gegevens en gezondheid tot contactpersonen, toestemmingen en documenten.

Gevoelige informatie, zoals het BSN, is standaard afgeschermd. Alleen medewerkers met de juiste rechten kunnen deze gegevens bekijken en moeten zich daarvoor opnieuw identificeren.

Ook het traject van aanmelding naar plaatsing is geïntegreerd. Een aanvraag uit het CRM kan met één handeling worden omgezet naar een volledig kinddossier.

Ondersteuning voor de dagelijkse opvang

Het systeem ondersteunt medewerkers bij alles wat er gedurende een opvangdag gebeurt.

Via de presentielijst is direct zichtbaar welke kinderen worden verwacht en wie aanwezig is. Het systeem geeft daarnaast inzicht in de benodigde personeelsbezetting en vergelijkt deze met de geplande medewerkers op de groep.

In het digitale dagboek kunnen medewerkers onder andere eten, drinken, slapen, verschonen, activiteiten, medicatie en bijzonderheden registreren. Foto's kunnen aan deze momenten worden toegevoegd en worden vervolgens, waar toegestaan, zichtbaar in de tijdlijn van het ouderportaal.

Ontwikkeling inzichtelijk maken

Een belangrijk onderdeel van het platform is het volgen van de ontwikkeling van kinderen.

Ik ontwikkelde hiervoor eigen ontwikkelingslijnen voor vijf gebieden:

• sociaal-emotionele ontwikkeling
• motoriek
• taal en communicatie
• denken en ontdekken
• zelfredzaamheid

Elke ontwikkelingsmijlpaal is gekoppeld aan een leeftijd. Medewerkers kunnen de ontwikkeling per onderdeel beoordelen en observaties toevoegen. Observaties kunnen als zorgpunt worden gemarkeerd en per item kan worden bepaald of ouders deze mogen bekijken.

Ook intakegesprekken, wenmomenten, mentorgesprekken, evaluaties, zorggesprekken en overdrachten worden centraal vastgelegd. Vanuit deze gegevens kan vervolgens een compleet ontwikkelingsrapport worden samengesteld en als PDF worden opgeslagen.

Een eigen omgeving voor ouders

Naast de medewerkersomgeving beschikt het platform over een volledig ouderportaal, geoptimaliseerd voor gebruik op telefoon en tablet.

Ouders kunnen hier onder andere:

• de dagelijkse tijdlijn van hun kind bekijken;
• foto's en gedeelde observaties bekijken;
• berichten sturen naar de groep of mentor;
• hun kind ziek- of afmelden;
• extra dagen of ruildagen aanvragen;
• nieuws van de opvang lezen;
• persoonsgegevens, contactpersonen en toestemmingen beheren;
• documenten bekijken en uploaden;
• medicatie doorgeven;
• hun account beveiligen met tweestapsverificatie.

Hierdoor ontstaat één directe communicatielijn tussen ouders en de opvang.

Veiligheid en privacy als fundament

Omdat het platform werkt met gevoelige gegevens van kinderen en ouders, is privacy vanaf de basis meegenomen in het ontwerp.

Alle gegevens, inclusief foto's en documenten, worden versleuteld opgeslagen op de eigen server. Toegang is gebaseerd op rollen en rechten: medewerkers zien alleen de informatie die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Daarnaast bevat het systeem onder andere:

• verplichte tweestapsverificatie voor medewerkers;
• sterke wachtwoordvereisten;
• tijdelijke accountblokkering na meerdere mislukte inlogpogingen;
• uitgebreide logging van acties;
• afgeschermde gevoelige persoonsgegevens;
• beheer van bewaartermijnen;
• exportmogelijkheden voor AVG-inzageverzoeken.

Ook medicijnverklaringen en ongevallenregistraties zijn onderdeel van het systeem, inclusief geldigheidsperiodes, ondertekening en registratie van communicatie met ouders.

Gemaakt voor verschillende rollen

Het platform is ingericht rondom de verschillende rollen binnen een kinderopvangorganisatie.

Een pedagogisch medewerker ziet bijvoorbeeld alleen de kinderen van de eigen groep en mentorkinderen. De directie heeft inzicht in de volledige organisatie. Per rol kan worden bepaald welke acties iemand mag uitvoeren, zoals observeren, schrijven, berichten sturen of ouders uitnodigen.

Automatische opvolgtaken helpen medewerkers bovendien om belangrijke momenten niet te vergeten. Zo ontvangt een mentor een herinnering wanneer een vervolggesprek gepland staat, zonder dat gevoelige kindinformatie in de taak zelf wordt weergegeven.

Eén platform, één centrale plek

Met dit systeem is een groot aantal processen binnen Ons Kleintjes samengebracht in één platform. Medewerkers werken vanuit één account en één omgeving, ouders hebben hun eigen portaal en informatie hoeft niet langer verspreid te staan over verschillende systemen.

Het resultaat is een centrale, veilige en gebruiksvriendelijke digitale omgeving waarin kinderen, ouders en medewerkers centraal staan.