Het klantportaal: tickets, projecten en acceptatie op één plek

1. Waarom een portaal in plaats van e-mail?

E-mail is prima voor een snelle vraag, maar slecht als systeem. Een melding verdwijnt in een inbox, de collega die reageerde is op vakantie, en niemand weet meer of dat ene probleem nu is opgelost of niet. Bij softwarebeheer wil je juist dat elke melding een eigen plek heeft, met een status, een historie en een duidelijke eigenaar.

Daarom werken wij met een klantportaal. Alles wat je met ons afspreekt over je software, je hosting en je koppelingen staat daar bij elkaar. Je logt in, ziet in één oogopslag wat er speelt en hoeft niet te zoeken in oude mailwisselingen.

2. Wat zie je in het portaal?

Het portaal is opgebouwd rond de dingen die jij als opdrachtgever wilt weten. In de zijbalk vind je onder andere:

• Dashboard — een samenvatting van open tickets, lopende projecten en recente updates.
• Projecten — alle projecten die we voor je uitvoeren, met status en acceptatiechecklist.
• Diensten — de abonnementen en beheerpakketten die je bij ons afneemt.
• Domeinen en servers — welke domeinen en servers we voor je beheren, inclusief verloopdata en certificaten.
• Updates — releases en onderhoudsmeldingen die relevant zijn voor jouw omgeving.
• Wachtwoorden — een kluis met inloggegevens die we voor je beheren, met tijdelijk onthullen en een teller die weer sluit.
• Team beheren — collega's uitnodigen zodat zij ook tickets kunnen inschieten.
• Developer — API-sleutels en documentatie als je zelf koppelt op onze diensten.
• Support — de plek waar je tickets aanmaakt en opvolgt.

3. Een ticket aanmaken in dertig seconden

Onder Support & meldingen klik je op Nieuw ticket. Je geeft een onderwerp, beschrijft wat er misgaat en voegt eventueel schermafbeeldingen of bestanden toe. Daarna gebeurt het volgende:

• Het ticket krijgt een nummer en de status Open. Het staat direct in ons supportsysteem.
• Onze specialist reageert in de thread van het ticket. Je ziet een badge Nieuw zodra er een reactie of statuswijziging is.
• Je kunt zelf reageren, extra afbeeldingen uploaden en het ticket heropenen als het toch niet goed is opgelost.
• Afgehandelde tickets archiveer je zelf, zodat je overzicht schoon blijft. Terughalen kan altijd.

Bellen of mailen mag natuurlijk nog steeds. Ook dan zetten wij de melding in hetzelfde systeem, zodat je hem in het portaal terugvindt. Het portaal is alleen de snelste route, omdat je meteen alle context meegeeft en niets verloren gaat.

4. Projecten volgen en opleveringen goedkeuren

Bij elk project zie je de huidige status en, zodra we richting oplevering gaan, een acceptatiechecklist. Dat is een lijst met concrete onderdelen die wij hebben afgerond en die jij per stuk kunt goedkeuren of afkeuren. Keur je iets af, dan geef je een reden mee en pakken wij het op. Zijn alle onderdelen goedgekeurd, dan onderteken je de oplevering digitaal.

Zo is voor beide kanten helder wanneer iets echt af is. Hoe je zo'n checklist opstelt en waarom het discussies achteraf voorkomt, lees je in ons artikel over de acceptatiechecklist.

5. Beveiliging en teamtoegang

In het portaal staan gevoelige gegevens, dus inloggen gaat in twee stappen: je wachtwoord en een eenmalige code. Zonder geldige code kom je niet verder dan het inlogscherm. Wachtwoorden in de kluis worden alleen tijdelijk zichtbaar gemaakt en daarna automatisch weer verborgen.

Wil je dat een collega ook tickets kan aanmaken of projecten kan inzien? Onder Team beheren nodig je diegene uit met een eigen account. Je hoeft dus nooit inloggegevens te delen.