Klantcase: TOPdesk Reserveringen App – reserveringen beheren, diensten leveren en status updates automatiseren

Voor organisaties die met TOPdesk Facility Management werken, heb ik een mobiele app ontwikkeld waarmee operators eenvoudig reserveringen kunnen beheren en diensten kunnen verwerken. De app is gebouwd voor snelheid en overzicht: van inloggen en operatorselectie tot het beheren van reserveringen, het leveren van diensten en het bijwerken van statussen — allemaal direct via de TOPdesk API.

Veel teams werken dagelijks met geplande reserveringen, locaties en servicelevering. In TOPdesk zelf kost dit vaak extra stappen en klikken. Deze app maakt dat proces mobiel, sneller en praktischer, vooral voor medewerkers die onderweg zijn of op locatie werken.

Slimme startflow en veilige toegang

De gebruiker logt in met een TOPdesk API-URL, gebruikersnaam en applicatiewachtwoord. De app valideert automatisch via de TOPdesk operator endpoint en slaat gegevens veilig op in SecureStore. Bij het openen van de app wordt direct bepaald in welke stap de gebruiker zit: inloggen → persoon kiezen → dashboard, afhankelijk van de opgeslagen loginstate.

Daarna selecteert de gebruiker eenvoudig een persoon/operator uit de TOPdesk-lijst met zoeken en filteren. Ook worden behandelaarsgroepen opgehaald en gekoppeld zodat het dashboard exact weet welke acties beschikbaar zijn.

Dashboard met quick actions en gecontroleerde workflow

Op het dashboard staan quick actions om direct naar de juiste onderdelen te navigeren. Om fouten te voorkomen is navigatie geblokkeerd totdat de juiste configuratie is ingesteld, zoals statussen (“geleverd”, “afsluiten”, optioneel “no show”) en de juiste behandelaarsgroep.

De instellingen zijn flexibel en kunnen worden opgeslagen, verwijderd of opnieuw gesynchroniseerd via de API.

Reserveringen beheren (alles en persoonlijk)

De app biedt twee hoofdweergaven:

Alle reserveringen: toont geplande, niet-gearchiveerde reserveringen vanaf nu. Met zoeken op nummer/ruimte, sortering op startdatum, pull-to-refresh en inklapbare details voor snelle controle.
Mijn reserveringen: toont geplande reserveringen specifiek voor de ingelogde operator, inclusief zoeken op nummer/ruimte/dienst en detailweergave per locatie en dienst.

Beide overzichten zijn gemaakt voor snelheid, zodat een operator zonder ruis direct de juiste reservering kan vinden en verwerken.

Diensten leveren en status updates (PATCH met commentaar)

Een belangrijk onderdeel is het scherm Geleverde diensten. Hier kunnen medewerkers diensten filteren op tijdsvenster en status (multi-select), sorteren en zoeken op nummer, omschrijving, dienst of locatie. Alleen diensten binnen de gekozen behandelaarsgroep worden getoond.

Vanuit dit scherm kunnen services direct worden gemarkeerd als:

geleverd
afgesloten
no show (optioneel)

Statuswijzigingen gaan direct terug naar TOPdesk via PATCH, inclusief mogelijkheid om commentaar mee te sturen.

Reservering aanmaken (wizard in 4 stappen)

Naast beheer ondersteunt de app ook het aanmaken van nieuwe reserveringen met een duidelijke 4-staps wizard:

locatie kiezen
diensten selecteren
details invullen (datum/tijd iOS/Android)
bevestigen

Bij het kiezen van datum en tijd controleert de app automatisch beschikbaarheid via TOPdesk facility occupancies. Daarna wordt de reservering aangemaakt met een POST call, inclusief duidelijke succes- en foutmeldingen.

Extra functies en uitbreidbaarheid

In de codebase zit ook een verborgen “pickup/explore” scherm met filters op datum, sortering, zoeken en statusfilters op een opgeslagen pickupStatus. Daarnaast bestaat er een auth-state en logoutfunctie, die later eenvoudig zichtbaar gemaakt kan worden in de UI.

Highlights

TOPdesk login via API-URL + credentials (SecureStore)
Automatische startflow: login → operator → dashboard
Operator selectie met zoeken/filteren
Dashboard met quick actions + workflow validatie
Instellingen voor statusmapping (geleverd/afsluiten/no show) + behandelaarsgroep
Alle reserveringen overzicht met sortering + refresh + details
Mijn reserveringen (per operator)
Diensten leveren in bulk: filteren, zoeken, status wijzigen via PATCH
Status updates inclusief commentaar
Reservering aanmaken via 4-staps wizard
Beschikbaarheid check via facility occupancies
Modulaire API-laag met Basic Auth + JSON handling