Klantcase: Mansa Musso en reserveringssysteem met Smoobu- en Booking.com-integratie

Voor deze klant hebben wij een compleet nieuw digitaal ecosysteem ontwikkeld dat het beheer van boekingen, betalingen en communicatie met gasten aanzienlijk vereenvoudigt. Het project bestond uit het ontwerpen en bouwen van een moderne, gebruiksvriendelijke website en het realiseren van een technische koppeling met Smoobu en Booking.com, zodat reserveringen automatisch worden gesynchroniseerd en betalingen efficiënt kunnen worden afgehandeld.

De klant verhuurt meerdere accommodaties aan de kust, variërend van luxe studio's tot unieke boomhutten. Voorheen verliep het beheer van reserveringen handmatig, via verschillende platformen. Dit leidde regelmatig tot dubbele boekingen, gemiste betalingen en veel administratief werk. Ons doel was om één centraal systeem te creëren waarin alle boekingen samenkomen, gasten eenvoudig kunnen betalen en de eigenaar in één oogopslag inzicht heeft in zijn reserveringen.

De nieuwe website is volledig op maat gebouwd in Nuxt.js, met een sterke focus op snelheid, gebruiksgemak en visuele beleving. Gasten kunnen direct online accommodaties bekijken, foto's en voorzieningen inzien en hun verblijf boeken. De front-end communiceert met een Node.js-backend, waarin alle reserverings- en betaalprocessen worden verwerkt. De site is bovendien geoptimaliseerd voor mobiele apparaten, zodat ook reizigers onderweg eenvoudig kunnen boeken.

Een belangrijk onderdeel van het project is de koppeling met Smoobu, het centrale kanaalbeheer-platform dat zorgt voor de synchronisatie tussen verschillende boekingskanalen zoals Booking.com, Airbnb en de eigen website. Wanneer een reservering binnenkomt via één van deze kanalen, wordt deze direct doorgestuurd naar onze Node.js-server via een beveiligde webhook. De server verwerkt de gegevens, slaat ze op in de database en genereert automatisch een gepersonaliseerde betalingslink.

Omdat Booking.com slechts één vaste link toestaat, hebben we een slim systeem ontwikkeld waarbij iedere gast via dezelfde URL toegang krijgt tot zijn eigen reserveringsgegevens. Op basis van het e-mailadres of een unieke token herkent de server automatisch om welke klant het gaat en toont het juiste bedrag en de status van de betaling. Dit maakt het proces volledig transparant voor de gast en voorkomt fouten of handmatige verwerking door de verhuurder.

Voor de betaling is gekozen voor een integratie met Stripe, waardoor gasten veilig online kunnen afrekenen met hun favoriete betaalmethode. Zodra de betaling is voltooid, ontvangt de verhuurder automatisch een update via de Stripe-webhook en wordt de reservering gemarkeerd als betaald. Het systeem is ontworpen met beveiliging en betrouwbaarheid als hoogste prioriteit: alle communicatie verloopt via HTTPS, tokens zijn uniek en niet te raden, en gegevens worden versleuteld opgeslagen.

Admin Dashboard

Naast de gastgerichte website is er een uitgebreid admin dashboard ontwikkeld waarmee de verhuurder volledige controle heeft over alle aspecten van zijn bedrijfsvoering. Het dashboard biedt een centraal overzicht van alle reserveringen met geavanceerde filter- en zoekmogelijkheden. Reserveringen kunnen worden gefilterd op datumbereik, betaalstatus, fase en boekingskanaal. Daarnaast kunnen reserveringen worden gesorteerd op aankomstdatum, naam of bedrag, en is er een exportfunctie waarmee overzichten als CSV-bestand kunnen worden gedownload voor de boekhouding.

Een bijzondere toevoeging is de automatische synchronisatie van betaalstatussen vanuit Smoobu. Wanneer gasten contant betalen bij aankomst en de status handmatig in Smoobu op "betaald" wordt gezet, wordt dit automatisch gesynchroniseerd naar het dashboard. Zo heeft de verhuurder altijd een actueel overzicht, ongeacht via welk kanaal of welke betaalmethode een gast heeft afgerekend. Deze synchronisatie draait automatisch op de achtergrond, maar kan ook handmatig worden geactiveerd via een knop in het dashboard.

Het dashboard beschikt verder over slimme duplicaatdetectie die automatisch boekingen herkent waarbij dezelfde gast overlappende data heeft in verschillende accommodaties — een veelvoorkomend probleem bij synchronisatie tussen meerdere boekingskanalen. Met één klik kunnen deze duplicaten worden samengevoegd, waarbij betalingsgegevens automatisch worden overgenomen naar de juiste reservering.

Instagram Content Management

Om de online zichtbaarheid van de accommodaties te vergroten, is er een volledig Instagram-beheersysteem geïntegreerd in het dashboard. De verhuurder kan direct vanuit het dashboard foto's publiceren naar Instagram, zonder de Instagram-app te hoeven openen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van AI-technologie die automatisch pakkende, Engelstalige captions genereert die passen bij de sfeer van de accommodaties en de omgeving.

Voor een consistente online aanwezigheid is er een visuele content kalender gebouwd waarin posts kunnen worden ingepland op specifieke data en tijdstippen. Het systeem publiceert deze posts automatisch op het ingestelde moment. Voor verhuurders die vooruit willen plannen is er een bulk-planner beschikbaar: hiermee kan in één keer een reeks posts worden ingepland voor een heel datumbereik, met keuze uit eigen foto's of AI-gegenereerde afbeeldingen. Dit maakt het mogelijk om weken of zelfs maanden vooruit content te plannen met minimale inspanning.

Resultaat

Het resultaat is een toekomstbestendige oplossing die het werk van de verhuurder enorm vereenvoudigt. Reserveringen, betalingen en communicatie verlopen nu volledig geautomatiseerd, terwijl de website een professionele uitstraling biedt die past bij de luxe beleving van de accommodaties. De klant beschikt nu over één centraal platform waar alles samenkomt — van boeking tot betaling, van gastencontact tot social media — met realtime synchronisatie tussen Smoobu, Booking.com en de eigen website.